13 моделей та приклади відсутності електронних повідомлень

Виберіть опцію Активована автоматична реакція Та вкажіть дату початку активації повідомлення. Перевіривши Останній день, Автоматична реакція автоматично деактивуватиме на обрану дату. Введіть свою відсутність у полі, передбачену для цього. Зауважте, що Gmail пропонує багато варіантів формування вашого тексту.

Напишіть електронну пошту відсутності перед від’їздом у відпустку

Ваш офіс охайний, ваші термінові файли кучеряві, а також ваша валіза. Ви збираєтеся поїхати у відпустку, і всі ваші колеги знають. Але ви думали попередити своїх інших працівників, клієнтів та партнерів ?

Перш ніж виїжджати на довгі тижні, і для того, щоб передбачити непорозуміння та можливі надзвичайні ситуації, настійно рекомендується активувати автоматичну автовідповідач (або менеджер відсутності) вашої поштової скриньки. Справжній бренд професіоналізму, ця формальність не слід помітити.

Але як це зробити ? Яка процедура програмування електронної пошти відсутності ? Ми пояснюємо, як зробити цей крок на Gmail, Outlook та Windows 10.

Підготуйте чітке повідомлення

Повідомлення про відсутність має бути стислим і нескінченним. Мета зрозуміла: запобігти вашій відсутності та вкажіть дату повернення. Якщо ви занадто довгі, повідомлення втрачає свою ефективність і тому не має інтересу. У деяких випадках також можна запропонувати контактні дані колеги, щоб контактувати в надзвичайних ситуаціях. Однак віддайте перевагу електронному листі на номер телефону: Зацікавлена ​​особа буде менш порушена. Звичайно, слід уникати орфографічних помилок.

Приклад повідомлень

Двомовна версія

Якщо ви працюєте на міжнародному рівні, ви маєте всі зацікавленість запропонувати перекладену версію свого повідомлення.

Merci pour votre електронна пошта.

Я поза офісом з [дати] до [дати] і не матиму доступу до моїх електронних листів.

Я зв’яжусь з вами, як тільки зможу.

У разі надзвичайної ситуації, будь ласка, зв’яжіться з [xxxx] електронною поштою [[email protected]].

Особистий дотик

Бути зрозумілим і стислим не означає бути будь -яким і звичайним. Залежно від вашого сектору діяльності та вашої функції, і особливо, якщо ви маєте справу з клієнтами, ви можете грати на картці творчості та легкості, ковзаючи кивок на свої продукти: ” За моєї відсутності не соромтеся подивитися на наші сайти Hellowork, Helloworklace та BDM. Потім ми можемо обмінюватися, коли я повернуся. »»

Підводні камені

Не залишайте номер телефону в будь -якому випадку. Навіть якщо ви не є послідовником відключення у відпустці, і що ви час від часу консультуєте свої професійні електронні листи, ваші кореспонденти повинні розуміти, що вони не повинні чекати повернення з ваших свят.

Як активувати повідомлення ?

Автоматична електронна пошта на Gmail

Щоб активувати функцію автоматичного відповіді, натисніть на зубчасте колесо вгорі праворуч і виберіть Дивіться всі Pараметри. На вкладці General, зверху ліворуч, перейдіть безпосередньо до розділу Автоматична відповідь (Останній розділ розділу).

Виберіть опцію Активована автоматична реакція Та вкажіть дату початку активації повідомлення. Перевіривши Останній день, Автоматична реакція автоматично деактивуватиме на обрану дату. Введіть свою відсутність у полі, передбачену для цього. Зауважте, що Gmail пропонує багато варіантів формування вашого тексту.

Якщо ви хочете попередити лише кореспонденти, що з’являються у вашій адресній книзі Gmail, встановіть поле Надішліть відповідь лише людям у моїх контактах. Потім перевіряти, перевіривши Зберегти зміни внизу сторінки. Якщо ви не встановили поле Останній день, Щоб деактивувати автоматичну автовідповідач, просто поверніться на вкладку та виберіть опцію Автоматична відповідь відключена.

Автоматична електронна пошта на Outlook

Перш за все, перевірте, чи є у вас обліковий запис Exchange. Для цього просто відкрийте Outlook і перевірте, чи повідомлення “Підключено до Microsoft Exchange” з’являється на вашій державній смузі.

Щоб активувати функцію автоматичного відповіді, натисніть вкладку Файл, Потім натисніть на Автоматичні відповіді. Діалогове вікно відкриється, і вам просто потрібно перевірити Надіслати автоматичні відповіді. Параметри Час початку І Закінчити час Дозволяє зустрітися з автоматичним повідомленням дляНадіслати лише за цей час.

Потім введіть своє повідомлення на вкладці В моїй організації, Або Крім моєї організації Залежно від контактів, які ви хочете надіслати автоматичну відповідь. Перевірте, натиснувши на ОК.

Автоматична електронна пошта на Windows 10

У Пошта, Клацніть внизу ліворуч на значку зубчастого колеса. На вкладці Налаштування що праворуч, натисніть кнопку Автоматичні відповіді. Якщо в додатку налаштовано кілька облікових записів, виберіть обліковий запис, який інтереси вас у списку падіння. Потім передайте курсор положення Інвалід мати Активований. Введіть свою відсутність у полі, передбачену для цього.

Перевіривши опцію Надішліть відповіді лише на мої контакти, Ви уникаєте надсилання автоматичного повідомлення до списків дифузії. Повернувшись із відпустки, щоб деактивувати свою електронну пошту відсутності, не забудьте переробити ті самі маніпуляції.

Фото -кредити: студія Suteren/запас.апетит.com

• Поділіться статтею на

Все, що стосується зайнятості у Франції: поради, професійне життя, компанії, які набирають, натиснувши я підписуюсь, ви приймаєте CGU, а також нашу політику конфіденційності, що описує мету вашої обробки особистих даних.

Більше новин про Pro Life

• Життєводська відпустка для материнства: як обчислити дату початку та коли запобігти роботодавцю ?
• Професійне життя, чи можу я бути звільнений, якщо я занадто часто перебуваю в лікарні ?
• Pro CPF Life: Співробітники не несуть відповідальності в 2024 році
• Pro Life 5 вагомих причин зробити оцінку навичок (навіть без перетворення)

Всі пропозиції роботи

• Пропозиції роботи за бізнесом
• Пропозиції на роботу в місто
• Пропозиції роботи на кожній компанії
• Пропозиції роботи за ключовими словами

• Хто ми ?
• Ми набираємо
• Доступ до клієнтів

13 моделей та приклади відсутності електронних повідомлень

За словами Lifewire, 62,86 % професіоналів вважають за краще використовувати електронні листи для спілкування для професійних цілей. Якщо додати до цього той факт, що керівник надсилає в середньому 40 професійних електронних листів на день, очевидно, що електронна пошта залишається основним методом спілкування, який використовується у всіх типах компаній.

Однак працівникам не завжди можливо швидко реагувати на всі електронні листи, які вони отримують. Вони їдуть у відпустку, можуть захворіти або мати інші зобов’язання, які заважають їм реагувати на свої електронні листи. Якщо ви не можете відповісти на електронні листи, важливо налаштувати “повідомлення про відсутність в офісі” (ооо, поза офісом).

Що таке повідомлення про відсутність ?

Повідомлення про відсутність – це автоматизована відповідь, яка повідомляє відправнику, що ви не на своїй робочій станції. Це означає, що ви не будете читати і не відповідати на електронні листи так швидко, як завжди. Він використовується для інформування відправника про такі важливі факти:

1. Візерунок, для якого ви недоступні

Найпоширенішими моделями є:

• Щорічна/відпустка

• Захворювання

• НАПРАВЛІВ

• Професійні події (с. колишня. Салони або конференції)

• Ви працюєте з іншого місця

2. Коли відправник може сподіватися на відповідь

Надання реалістичного періоду відповіді є важливим для встановлення очікувань відправника. Якщо ви не консультуєте свої електронні листи протягом двох тижнів, важливо його вказати. З іншого боку, якщо ви проконсультуєте свої електронні листи пунктуально, скажіть відправнику, що ваша відповідь займе більше часу, ніж зазвичай.

3. Тривалість вашої відсутності та дати повернення

Як правило, це конкретна дата. Однак це не завжди можливо, особливо якщо ви перебуваєте у лікарні. Якщо можливо, вкажіть дату початку вашої відсутності.

4. Що

Трапляється, що запит на інформацію електронною поштою є терміново, саме тому ви завжди повинні вказати контактні дані колеги, які можуть допомогти під час вашої відсутності. Однак переконайтеся, що ваш колега заздалегідь повідомляється.

Додаткові моменти, які слід пам’ятати

Повідомлення про відсутність повинно бути професійним, але сердечним. Він також може вказати, чи буде електронний лист передавати чи консультуватися з іншими колегами. Також розумно перечитати текст вашого повідомлення, оскільки помилки набору тексту схожі на відсутність професіоналізму.

З іншого боку, щоб бути дійсно ефективним, автоматизована відповідь електронної пошти завжди повинна використовувати професійну мову . Важливо пам’ятати, що всі, хто надсилає вам електронний лист, побачать його. Жарти, переміщення невідповідних або дивних коментарів не повинні бути.

Ми також рекомендуємо вам включити корпоративний підпис електронної пошти у своєму повідомленні про відсутність. Це дозволить вам представити свій бренд, вказати свої контактні дані, надати вам більш професійний вигляд та врешті -решт виділити маркетинговий контент.

Моделі повідомлень про відсутність

Наведені нижче моделі можуть використовуватися для різних обставин. Просто адаптуйте їх до конкретних потреб.

Моделі повідомлень про відсутність для відпустки/свят

Це найпоширеніший приклад офісу відсутності в офісі, і це часто останнє, що ми робимо перед відпусткою. Немає необхідності включати деталі, наприклад, куди ви їдете, і якщо ви їдете за кордон. Найважливішим моментом є те, що ви не будете відповідати на електронні листи в цей період:

Я дякую вам за ваше повідомлення.

Наразі я відсутній у відпустці. Я повернусь на [дату], і я не матиму доступу до своїх електронних листів під час своєї відсутності.

Якщо ваше повідомлення є терміновим, зверніться. В іншому випадку я відповім вам якомога швидше, як тільки повернусь.

Я зараз у відпустці і не маю доступу до своїх електронних листів. Я повернусь до офісу на [дату].

За моєю відсутністю, будь ласка, зв’яжіться з [Ім’я] за наступною адресою: [електронна адреса], якщо ваш електронний лист вимагає негайно лікування.

Модель повідомлень для лікарняних відпусток

Не варто давати занадто багато деталей відправнику, але важливо вказати, що ви не будете доступні. Якщо це тривале захворювання, ви, можливо, не зможете вказати дату повернення.

У цьому випадку обов’язково надайте точні контактні дані про особу, яка переймає вашу відсутність:

Зараз я перебуваю у лікарні, і я не зможу відповісти на електронні листи.

Моє повернення в офіс запланований на [орієнтовна дата].

Зверніться до [Ім’я] за наступною адресою та номером телефону [електронна адреса та номер телефону], яка буде рада допомогти вам у моїй відсутності.

Моделі пізньої відповіді

Якщо ви не можете легко відповісти на електронні листи під час роботи, чітко вкажіть це за відсутності відсутності. Це допоможе визначити очікування відправника з точки зору відповіді:

Я дякую вам за ваше повідомлення.

Наразі я відсутній через [причину]. Я повернусь до офісу на [дату]. Я час від часу проконсультуюся з електронними листами, але, мабуть, не зможу відповісти вам негайно.

Якщо ваше повідомлення є терміновим, будь ласка, зв’яжіться з моїм/моїм [коледжем/менеджером], [ім’я контакту] за наступною адресою або номером телефону: [електронна адреса/номер телефону], яка буде міра, щоб допомогти вам. В іншому випадку я відповім на ваш електронний лист, коли повернусь.

Я дякую вам за ваш електронний лист.

Зараз я беру участь у ярмарку [події] [місце], з [дати] до [дати]. У мене буде обмежений доступ до своїх електронних листів, а це означає, що я не зможу відповісти вам на деякий час.

Якщо вам потрібно терміново зв’язатися зі мною, зателефонуйте мені на наступний номер телефону: [номер телефону].

Я дякую вам за ваш електронний лист.

Зараз я рухаюся, щоб взяти участь у/в [назві події] в [місці]. Я відповім на електронні листи, як тільки маю можливість, але, ймовірно, що моя відповідь займе трохи часу.

Якщо ви перейдете до/до [Ім’я події], не соромтеся зупинятися на нашій позиції n ° [Номер стенду], і ми можемо обговорити це безпосередньо.

Модель відсутності для свят

Якщо ваш бізнес закритий через державне свято, більшість ваших колег, або навіть усіх, не спрацюють. Тому повідомлення про відсутність в офісі повинно вказати відправнику, що вони не повинні очікувати відповіді перед відновленням вашого бізнесу.

Ми рекомендуємо вам не надто наполягати на державному святі у своїй відповіді, адже не всі вантажовідправники відзначають це, як бажаючі з Різдвом чи Джойозами Великдень:

Я дякую вам за ваш електронний лист.

Наші офіси зараз закриті через [канікули]. Ми повернемося на [дату].

Я відповім вам якомога швидше, як тільки повернусь.

Модель внутрішньої відповіді у випадку відсутності

Внутрішня відповідь може використовувати трохи більш неформальну мову, але не повинна бути занадто розслабленою. Пам’ятайте, що всі працівники, включаючи членів управління, зможуть побачити цю автоматичну відповідь, якщо вони надішлють вам електронний лист:

Зараз я перебуваю у [канікули/свята/щорічна відпустка], але я повернусь на [дату].

Якщо вам потрібна допомога, надішліть свої електронні листи безпосередньо на [ім’я], що піклується про мою/мій/мій [навантаження/поле/прийом/проекти] під час моєї відсутності.

У надзвичайних ситуаціях ви можете надіслати мені повідомлення на наступний номер телефону: [Телефон].

Модель повідомлення про відсутність у випадку материнської відпустки

Приймання декретної відпустки та будь -якої батьківської відпустки, часто передбачає більш тривалу відсутність, ніж звичайна щорічна відпустка. Однак повідомлення, які ви використовуєте в цій автоматичній відповіді, будуть подібними:

Я дякую вам за ваш електронний лист. Я відсутній у офісі для відпустки [материнство/батьківство/батьківський] з [дати]. Моє повернення в офіс запланований на [дату].

У цей період я не буду проконсультуватися.

За моєї відсутності, будь ласка, зв’яжіться з [Ім’я] за наступною адресою або номером телефону: [електронна адреса/номер телефону], яка зможе вам допомогти.

Моделі повідомлень про відсутність для генерації перспектив та просування вмісту

Як і підписи електронної пошти, повідомлення про відсутність можуть використовуватися для генерації перспектив та просування нового вмісту. Ви можете легко додати речення або два із закликом до конкретних дій, наприклад, посилання на безкоштовну пробну версію, запрошення зареєструватися на демонстрацію або просування нової електронної книги чи білої книги ::

Я братиму участь у/у [події] з [дати] до [дати]. Тому я не зможу відповісти вам негайно.

Якщо ваше повідомлення є терміновим, зверніться.

Якщо ви хочете спробувати наш новий/новий [продукт], перейдіть на наш веб -сайт та зареєструйтесь на безкоштовну пробну версію [Посилання на URL -адресу безкоштовної пробної версії].

Я дякую вам за ваше повідомлення.

Наразі я відсутній у відпустці. Я повернусь на [дату], і я не матиму доступу до своїх електронних листів під час своєї відсутності.

Якщо ваше повідомлення є терміновим, зверніться. Я відповім на всі інші електронні листи, коли повернусь.

Однак ви консультувалися з нашою білою книгою ? Він пропонує безліч корисної інформації про [вкажіть тему (и) білої книги]. Ви можете отримати доступ до нього тут: [Посилання на URL -адресу Білої книги].

Як налаштувати автоматичну відповідь у Outlook та Gmail?

Перспектива

1. Обраний Файл > Автоматичні відповіді (відсутність, поза офісом) .

2. Натисніть на Надіслати автоматичні відповіді.

2. Клацніть на автоматичні відповіді.

3. Виберіть пляж дати, під час якого ви хочете надіслати повідомлення про відсутність, і вкажіть, чи хочете ви надіслати різні версії для своїх внутрішніх колег та людей поза вашим бізнесом.

4. Натисніть на в порядку Щоб зберегти налаштування.

Gmail

1. Обраний Налаштування > Дивіться всі параметри.

2. На вкладці General, прокрутіть до Автоматична відповідь.

3. Обраний Активована автоматична реакція.

4. Після написання вашого повідомлення ви можете вирішити дати, до яких ви хочете транслювати його, і людей, яких ви хочете надіслати.

5. Натисніть на Зберегти зміни.